Catering dietetyczny w kosztach firmy — VAT i odliczenia

Catering dietetyczny w kosztach firmy działa według dwóch różnych reguł: fiskus pozwala rozliczyć posiłki kupione dla pracowników, ale prawie zawsze odmawia, gdy dietę zamawia dla siebie sam właściciel jednoosobowej działalności.

No dobra, zacznijmy od czegoś, co pewnie sam kiedyś wpisałeś w wyszukiwarkę: „czy dietę pudełkową da się wrzucić w firmę?”. I tu od razu robi się ciekawie, bo odpowiedź brzmi… to zależy. Naprawdę zależy, i to mocno, bo fiskus inaczej patrzy na posiłki kupione dla pracowników, a zupełnie inaczej, gdy dietę zamawia dla siebie sam szef jednoosobowej działalności. W tym pierwszym przypadku raczej przejdzie. W drugim — prawie zawsze usłyszysz „nie”.

Granicę wyznacza tutaj art. 22 ust. 1 ustawy o PIT. Przepis mówi wprost: „Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów”. Czyli, mówiąc po ludzku, wydatek musi się jakoś wiązać z firmą — a nie z tym, że akurat zgłodniałeś i wolisz zdrowo zjeść.

Dlaczego właściciel JDG zostaje na lodzie

No i tu zaczynają się schody dla wszystkich na samozatrudnieniu. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w swoich interpretacjach w kółko powtarza to samo, a mianowicie: „wydatki na wyżywienie przedsiębiorcy mają charakter osobisty i nie pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganym przychodem”.

Argument urzędu jest w sumie banalnie prosty. Jeść trzeba tak czy siak — czy prowadzisz firmę, czy nie. I dlatego dieta pudełkowa dla samego właściciela JDG to w oczach fiskusa zwykła prywatna konsumpcja, a nie koszt uzyskania przychodu. Trudno z tym dyskutować, choć szkoda.

Zupełnie inaczej wygląda to przy pracownikach i współpracownikach. Catering dietetyczny zamówiony dla zespołu organy podatkowe traktują już jako wydatek związany z utrzymaniem potencjału kadry. A do tego — co akurat działa na naszą korzyść — taki koszt można powiązać z efektywnością i z lepszą atmosferą w pracy.

Catering dietetyczny w kosztach firmy a odliczenie VAT

VAT to osobna układanka i tu wszystko kręci się wokół jednego rozróżnienia. Usługi gastronomiczne nie dają prawa do odliczenia, bo blokuje je art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT.

Przepis brzmi jednoznacznie: „obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika usług noclegowych i gastronomicznych”. Tyle że catering — i to jest cały myk — gastronomią nie jest.

Bo czym właściwie jest catering? To dostawa gotowych posiłków poza lokalem, no więc na przykład prosto do biura. I właśnie dlatego nie łapie się pod zakaz z art. 88, a podatek naliczony da się odliczyć — o ile wydatek służy działalności opodatkowanej. Warunek jest jeden, ale ważny: musisz mieć pełną fakturę VAT, a nie zwykły paragon.

Stawka też się różni, mniej więcej w zależności od tego, co to za usługa. Standardowo catering dietetyczny objęty jest stawką 8% VAT. Niższa, 5-procentowa stawka pojawia się przy dietach o charakterze terapeutycznym, czyli takich przygotowywanych według zaleceń medycznych dla osób z cukrzycą czy alergiami pokarmowymi.

Reprezentacja, czyli druga pułapka

Jest jeszcze trzeci próg, o którym wielu przedsiębiorców po prostu zapomina. Ustawa o PIT w art. 23 ust. 1 pkt 23 wyłącza z kosztów wydatki o charakterze reprezentacyjnym — zwłaszcza te na gastronomię i zakup żywności.

Czyli jeśli ten catering ma robić wrażenie na kontrahentach podczas spotkania, urząd może zakwestionować całość. A posiłki dla pracowników? Te traktujemy jako element warunków pracy i takiego piętna reprezentacji już raczej nie noszą.

I tu dochodzimy do sedna: dokumentacja przesądza o wszystkim. Faktura musi pokazywać, czego dotyczy zakup, a sam wydatek powinien być racjonalny i proporcjonalny do skali firmy. Zawyżona, przesadnie wypasiona dieta dla jednej osoby to dla kontroli jasny sygnał… że chodzi o prywatną konsumpcję, tylko przebraną w firmowy koszt.