Catering — dofinansowanie i benefity pracownicze

Catering dla pracowników? No i tu jest fajna sprawa, bo da się go w całości zwolnić ze składek ZUS — tyle że tylko do 450 zł miesięcznie na osobę. Wszystko, co wpadnie powyżej tego progu, musimy już oskładkować normalnie, na zasadach ogólnych.

To zwolnienie wcale nie jest jakąś nowością. Po prostu w 2025 roku znowu zrobiło się o nim głośno, a mianowicie: za sprawą kolejnych interpretacji ZUS dotyczących kart lunchowych i posiłków zamawianych z dowozem. I pracodawcy coraz częściej pytają o jedno — gdzie właściwie kończy się benefit, a gdzie zaczyna się już podstawa wymiaru składek.

Limit podniesiono z 300 do 450 zł od 1 września 2023 roku. Zmianę wprowadziło rozporządzenie zmieniające z września 2023 roku, które znowelizowało rozporządzenie składkowe Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 roku.

Catering dla pracowników a składki ZUS: gdzie jest granica

Zaczynamy od podstawy, czyli §2 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia składkowego. Ten przepis wyłącza z podstawy wymiaru składek wartość finansowanych przez pracodawcę posiłków, które dajemy pracownikom „bez prawa do ekwiwalentu z tego tytułu” — i to do kwoty 450 zł miesięcznie.

Co ważne, nikt nam nie narzuca formy tego świadczenia. Mogą to być obiady z firmowej stołówki, posiłki dowożone prosto do biura albo karty przedpłacone. Zwolnienie obejmuje też wartość bonów i kart „uprawniających do nabycia wyłącznie posiłków w placówkach gastronomicznych lub handlowych”.

I dlatego tak naprawdę liczy się przeznaczenie tych środków. Jeśli kartą da się kupić cokolwiek poza gotowym posiłkiem, to cała preferencja… przepada. A jak damy komuś ekwiwalent pieniężny zamiast jedzenia, to zwolnienie odpada od razu.

Co mówią interpretacje ZUS z 2025 roku

W czerwcu 2025 roku ZUS wydał dwie zbieżne interpretacje indywidualne w sprawie kart lunchowych. Chodzi o pismo z 10 czerwca 2025 roku, sygnatura DI/100000/43/543/2025, oraz interpretację z 25 czerwca 2025 roku o sygnaturze DI/200000/43/597/2025.

Obie ciągną tę samą linię. Świadczenie sfinansowane kartą lunchową „nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe” — o ile mieści się w limicie 450 zł i spełnia warunki rozporządzenia.

I tu rzecz, na którą warto zwrócić uwagę: ZUS w tych pismach mocno podkreśla rolę regulaminu. Bo bez wewnętrznych zasad świadczenia raczej ciężko będzie nam wykazać, że karta służy wyłącznie zakupowi posiłków.

Catering a VAT — stawki i rozliczanie w firmie

Usługi cateringowe i dostawa gotowych posiłków objęte są zwykle 8% stawką VAT, a niektóre produkty spożywcze 5%. Pamiętaj jednak, że od typowych usług gastronomicznych pracodawca co do zasady nie odlicza VAT naliczonego (art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT). Przy cateringu dostarczanym do biura sytuacja bywa korzystniejsza, dlatego warto sprawdzić klasyfikację usługi na fakturze, bo to ona decyduje o prawie do odliczenia.

Skutki w podatku dochodowym

Zwolnienie ze składek to jedno, a podatek dochodowy to już zupełnie druga sprawa. I tu zasady są ostrzejsze.

Wartość posiłku kupionego kartą lunchową organ traktuje jako przychód pracownika ze stosunku pracy. Według interpretacji ZUS takie świadczenie „stanowi dla pracownika przychód ze stosunku pracy”, czyli co do zasady i tak podlega opodatkowaniu PIT.

Inaczej wygląda to przy posiłkach profilaktycznych z zakresu BHP. Te akurat korzystają ze zwolnienia z PIT na podstawie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych — ale tylko wtedy, gdy obowiązek ich zapewnienia wynika z przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy. A catering jako benefit dobrowolny takiej ochrony już nie ma.

Jakie warunki musi spełnić pracodawca

Żeby w ogóle skorzystać z preferencji składkowej, firma powinna przyjąć regulamin świadczenia. Taki dokument określa formę, częstotliwość i cel — czyli zakup gotowych posiłków albo produktów do natychmiastowej konsumpcji.

Po drugie, pracownik nie może mieć prawa do ekwiwalentu pieniężnego. I kwota dofinansowania nie powinna przekraczać 450 zł na osobę w miesiącu, bo nadwyżka i tak wchodzi do podstawy składek.

Według wyliczeń branżowych roczna oszczędność na jednym pracowniku sięga mniej więcej 1051 zł po stronie pracodawcy i jakieś 1075 zł po stronie zatrudnionego. To efekt samego zdjęcia składek z kwoty objętej zwolnieniem. Podobne reguły rozliczeń dotyczą zresztą innych świadczeń z funduszu socjalnego, gdzie tak samo decyduje cel i forma wypłaty.

A pracodawcy, którzy chcą mieć stuprocentową pewność co do swojej sytuacji, mogą po prostu wystąpić o własną interpretację indywidualną. Bo te czerwcowe rozstrzygnięcia ZUS dotyczą konkretnych wnioskodawców i — w wielu przypadkach — nie chronią automatycznie pozostałych firm.

Ile kosztuje catering dietetyczny — ceny od osoby i miesięczne

Catering dietetyczny to najczęściej koszt rzędu 30–50 zł za dzień od osoby, czyli mniej więcej 600–1200 zł miesięcznie przy dostawach w dni robocze. Oznacza to, że limit 450 zł zwolniony ze składek pokryje sporą część zamówienia, a resztę pracodawca może dopłacić lub podzielić kosztem z pracownikiem. Konkretna cena zależy od liczby posiłków w pakiecie, kaloryczności diety i częstotliwości dostaw.